Hoe persoonlijke en vertrouwelijke informatie succesvol te beschermen

Hoe persoonlijke en vertrouwelijke informatie succesvol te beschermen 

In de datagestuurde wereld van vandaag hebben bedrijfsleiders de plicht om bij de behandeling van vertrouwelijke informatie de nodige stappen te ondernemen om deze te beschermen. Of het nu gaat om gegevens van uw klanten, werknemers of uw organisatie, als gegevens niet goed worden beschermd, kan dat leiden tot rechtszaken, boetes en onherstelbare reputatieschade. 

Volgens Kosten van een datalek, rapport 2021, is het in feite het laatste punt van die vreselijke lijst die het schadelijkst kan zijn voor uw bedrijf. Uit de bevindingen blijkt dat het verlies van omzet het grootste deel van de kosten van een inbreuk vertegenwoordigt (38%), met een gemiddelde totale kostenpost van 1,59 miljoen dollar¹. 

Maar bovenal moeten bedrijven begrijpen dat, ongeacht de sector of de omvang, niemand de lange arm van de wetgeving inzake gegevensbescherming kan ontduiken. Een uitstekend voorbeeld hiervan was de boete van 888 miljoen dollar die vorige maand werd opgelegd aan een wereldwijd opererende detailhandelaar – de grootste boete die een regelgevende instantie ooit aan een bedrijf heeft opgelegd². 

Dus als uw bedrijf niet toevallig 888 miljoen dollar heeft liggen, is het een goed idee om uw beleid voor gegevensbescherming te verbeteren. U heeft geluk: in ons laatste blog vindt u vijf essentiële stappen waarmee u dat kunt doen, zodat u dure boetes kunt voorkomen en niet op het achtuurjournaal hoeft te verschijnen. 

1. Zorg ervoor dat uw bedrijf de wetgeving inzake gegevensbescherming begrijpt ​ 

De eerste stap naar naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming, is deze te begrijpen. Zowel kleine als grote ondernemingen moeten ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van de wetgeving op hun markt en dat ze over de nodige deskundigheid en middelen beschikken om die wetgeving te kunnen ondersteunen. Met toegang tot deskundig advies, zowel intern als extern, zult u veel beter in staat zijn uw bedrijf te beschermen. 

Organisaties moeten ervoor zorgen dat de nationale en industrienormen voor het beheer van gegevens en vertrouwelijke documenten duidelijk zijn. Zodra deze gepubliceerd zijn, moeten ze in het hele bedrijf worden verspreid en door iedereen worden nageleefd. Doorgaans gaat het om duidelijke richtlijnen voor het bewaren en veilig vernietigen van documenten. Vertrouwelijke informatie mag bijvoorbeeld slechts zo lang worden bewaard als nodig is om te voldoen aan de oorspronkelijke eis om met die informatie om te gaan. Zodra u deze gegevens niet langer nodig heeft, is het van vitaal belang om samen te werken met een erkend bedrijf voor de vernietiging van vertrouwelijke gegevens van klanten en werknemers. 

2. Implementeer adequate processen en beleidslijnen 

Processen zijn van vitaal belang als het gaat om de bescherming van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens. Stel beleidslijnen en procedures op voor het melden van verloren of gestolen apparaten, verdachte activiteiten en vermoedelijke inbreuken op gegevens. Alle processen moeten dezelfde stappen omvatten voor alle werknemers, ongeacht hun functie of locatie, om zo mogelijke verwarring tot een minimum te beperken. 

Maar vergeet niet dat processen en beleidsmaatregelen alleen maar waardevol zijn als organisaties de nodige middelen besteden om ervoor te zorgen dat het bedrijf zich eraan houdt en doet wat het zegt te zullen doen. 

3. Investeer in programma’s voor gegevensbeheer 

De manier waarop gegevens worden gebruikt en beheerd is voortdurend in ontwikkeling. Uw tools en programma’s voor gegevensbeheer moeten daarom mee ontwikkelen. Besteed daarom voldoende tijd en middelen aan voortdurende verbeteringen om risico’s binnen uw bedrijf op te sporen. Dit kan enige investering vergen. De kosten zullen echter veel lager zijn dan de kosten van herstel, vooral wanneer u bedenkt wat de gevolgen kunnen zijn van het verlies van vertrouwen (en omzet) van uw klanten. 

Het inschakelen van een onafhankelijke partij om uw programma's en uw gegevensbeschermingspraktijken periodiek te evalueren en te zoeken naar potentiële kwetsbaarheden kan doeltreffend zijn, omdat het u een ander gezichtspunt zal geven.  

4. Opleiding en bewustmaken van werknemers 

Op weg naar de bescherming van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens is bewustwording de eerste stap naar actie. Om echt doeltreffend te zijn moeten organisaties er dus naar streven hun werknemers op te leiden en hen via een uitgebreide opleiding bewust te maken van de manier waarop ze gebieden kunnen identificeren waar het risico op een datalek bestaat.  

Het is ook van vitaal belang om consistent te zijn in uw berichtgeving, zodat het een onderdeel wordt van de cultuur van uw organisatie en de trainingen boeiend blijven. Door voortdurend het juiste gedrag te versterken kunt u uw mensen en uw bedrijf beschermen tegen potentiële bedreigingen.  ​ 

5. Geef bruikbare richtlijnen ​ 

Zorg er altijd voor dat u duidelijke richtlijnen geeft, ongeacht waar uw werknemers gevestigd zijn. Voer bijvoorbeeld een beleid in voor geordende en opgeschoonde bureaus waaraan alle personeelsleden zich moeten houden, of ze nu op locatie of thuis werken. Daarnaast moet het personeel worden aangespoord hun documenten en apparaten veilig op te bergen wanneer deze niet worden gebruikt, en documenten veilig weg te gooien wanneer die niet langer nodig zijn. 

Dergelijke bruikbare richtlijnen zijn een krachtig middel om de persoonlijke en vertrouwelijke informatie die uw organisatie verwerkt, te beschermen. 
 
Neem vandaag nog contact op om te zien hoe onze diensten uw werknemers, klanten en bedrijf kunnen beschermen. 
 
¹ – Bron: Kosten van een datalek, Rapport 2021
² – Bron: Bloomberg