Documentbeheersysteem – Bewaar uw data op een veilige manier

Het veilig en zorgvuldig archiveren van uw documenten met behulp van traditionele methoden, zoals een archiefkast of kluis, is bij de meeste bedrijven een oude traditie.

Maar aangezien steeds meer organisaties sinds het begin van COVID-19 op afstand werken, hebben sommige bedrijven een documentbeheersysteem ingevoerd, zodat vertrouwelijke documenten en bestanden gemakkelijk toegankelijk zijn en gedeeld kunnen worden tussen werknemers en management.

Gezien de overvloed aan beschikbare documentbeheersystemen kan het een hele opgave zijn om een keuze te maken en om te achterhalen hoe u ze effectief kunt inzetten.
 

Wat is een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem, ook wel documentbeheer of DMS genoemd, is een computersysteem of software die uw bestanden en documenten digitaal opslaat. Papieren documenten kunnen ook worden toegevoegd aan documentbeheersystemen door ze te scannen, waardoor een digitale kopie ontstaat die zowel fysiek als digitaal kan worden opgeslagen.

Voor sommige bedrijven kan het een hele opgave lijken om al hun vertrouwelijke gegevens online te zetten. In dit geval kan ook een papieren documentbeheersysteem worden gebruikt, waarbij een documentbeheerbeleid wordt opgesteld. Shred-it kan u helpen om snel en eenvoudig een veilig documentbeheerbeleid te creëren.

Het gebruik van een documentbeheersysteem biedt verschillende voordelen, zoals:

• ruimtebesparing op kantoor
• waardoor medewerkers op afstand op elk moment toegang hebben tot alle documenten en bestanden
• vereenvoudigt samenwerking omdat medewerkers documenten snel en effectief kunnen volgen, delen en wijzigen

Documentbeheer is ook een uitstekende beveiligingsoptie voor bedrijven, omdat u niet hoeft te investeren in traditionele opslagmethoden voor uw documenten, bestanden, afbeeldingen, enz. Dit maakt documentbeheersystemen bijzonder kosteneffectief.
 

Soorten documentbeheersystemen

Een (DMS) documentbeheersysteem kan een fantastische aanwinst zijn voor uw bedrijf, maar het is belangrijk om een documentbeheersysteem te kiezen dat past bij u en uw bedrijf. Er zijn verschillende soorten documentbeheersystemen die u kunt gebruiken om uw bedrijf en de manier waarop u documenten en bestanden verwerkt en opslaat optimaal te ondersteunen, waaronder de volgende:
 

Contentbeheer

Dit is gericht op het bewerken, wijzigen, creëren en afleveren van content. Dit type documentbeheersysteem is de beste keuze voor organisaties die continu content produceren en publiceren, omdat het samenwerking en eenvoudige bewerking mogelijk maakt.
 

Workflowbeheer

Dit volgende documentbeheersysteem zal een uitkomst zijn voor bedrijven die een helpende hand nodig hebben bij het ordenen van documenten. Workflowbeheersystemen maken gebruik van automatiseringen die werknemers helpen hun documentgerelateerde taken op te splitsen, zodat ze hun werklast kunnen stroomlijnen.
 

Dossierbeheer

Dossierbeheersystemen zijn documentbeheersystemen die zich richten op het creëren, onderhouden en vernietigen van documenten. Industrieën die sterk gereguleerd zijn en moeten zorgen voor naleving van de AVG, zullen het meest profiteren van dit type documentbeheersysteem.
 

Document Imaging

Dit type documentbeheer wordt specifiek gebruikt voor het scannen van afbeeldingen, zoals vergunningen, certificaten en licenties. Vervolgens worden aan elk formaat trefwoorden gekoppeld die fungeren als een digitaal archiefsysteem, waarbij afbeeldingen worden geordend en opgeslagen voor eenvoudige toegang.
 

Enterprise Content Management

Ten slotte integreert enterprise content management zowel documenten als data door gebruik te maken van meer dan één type documentbeheersysteem. Met dit type systeem heeft uw bedrijf inzicht in verschillende soorten data, zoals hoe uw content presteert, de beoordeling van workflowtiming en nog veel meer.

Het type documentbeheersysteem dat u kiest, hangt af van de behoeften van uw bedrijf, maar het aanbod is omvangrijk.
 

Hoe u een datalek kunt voorkomen

Een documentbeheersysteem is een geweldige manier om samen te werken en opslagruimte op kantoor te besparen. Het is echter van groot belang dat het apparaat waarop u uw documenten en bestanden opslaat vanuit het documentbeheersysteem veilig wordt vernietigd.

Of u uw documenten nu op een harde schijf opslaat, of op een USB-stick, CD of diskette: als uw verwijderingsproces voor harde schijven bestaat uit het wissen, opnieuw formatteren of demagnetiseren van deze media, zijn u en uw klanten nog steeds kwetsbaar. Zolang de schijven fysiek intact zijn, kan er nog steeds privé-informatie worden afgehaald. Shred-it biedt een aantal diensten en methodes aan om uw harde schijven en andere media veilig te vernietigen zodat gedownloade documenten uit uw documentbeheersysteem niet in verkeerde handen vallen.

Onze vernietigingsmachines (hydraulische schaar of vergruizer) zijn speciaal ontworpen om de harde schijven van uw bedrijf veilig te vernietigen. De eerste methode houdt in dat uw harde schijven in kleine stukjes worden versnipperd met behulp van industriële vernietigingsapparatuur; de andere houdt in dat er een onherstelbaar gat door elke harde schijf wordt geponst met 3.400 kilo aan drukkracht. Alleen een volledige fysieke vernietiging van uw harde schijven door middel van versnippering garandeert dat uw digitale gegevens permanent worden vernietigd.

We kunnen onze klanten de gemoedsrust bieden dat de kans op een datalek wordt geminimaliseerd met onze vernietigingsdienst voor harde schijven. We passen dezelfde bewezen veiligheidsmaatregelen en protocollen die we hanteren bij onze gerenommeerde papiervernietiging toe op de vernietiging van harde schijven. Deze protocollen omvatten een beveiligde bewakingsketen op elk contactpunt, een certificaat van vernietiging van de harde schijf na elke service, en al het materiaal wordt veilig gerecycled door goedgekeurde partners.

Onze service voor mediavernietiging helpt bedrijven ervoor te zorgen dat deze media ook op de juiste, veilige manier worden vernietigd en gerecycled zonder het risico op een datalek.

Zodra uw harde schijven en andere media onherstelbaar zijn vernietigd, zorgen onze vertrouwde partners ervoor dat de restanten op een milieuvriendelijke manier voor 100% worden gerecycled.

De keuze voor een combinatie van traditioneel en digitaal documentbeheer door middel van een documentbeheersysteem biedt diverse voordelen. Maar zelfs als documenten digitaal worden opgeslagen, dienen ze toch te worden vernietigd met behulp van een toonaangevend informatiebeveiligingsbedrijf zoals Shred-it.

Kom meer te weten over onze dienstverlening op het gebied van vernietiging van harde schijven en media door vandaag nog contact op te nemen en na te gaan hoe we uw bedrijf, uw werknemers en uw klanten kunnen beschermen.