Bewaren of vernietigen? De gids van Shred-it voor het beheer van vertrouwelijke documenten

Bewaren of vernietigen? Ontdek de gids van Shred-it voor het beheer van vertrouwelijke documenten

Het is een veel voorkomende situatie in miljoenen kantoren over de hele wereld: documenten die archiefkasten, kasten en bureaus verstoppen. Om de paar maanden kan ontspullen een oplossing bieden, maar vaak is de strijd om te weten wat te bewaren of te versnipperen al een uitdaging op zich - wat als iemand een belangrijk document vernietigt? Of nog erger, wat als zij dat niet doen en het in de verkeerde handen valt?

Op de moderne werkplek, waar gegevensdieven weten dat werknemers de zwakste schakel zijn in het veiligheidspantser van een bedrijf, is het van essentieel belang dat het personeel dit kan tegengaan met de know-how en het vertrouwen om met gevoelige documenten om te gaan. Maar even belangrijk is de mogelijkheid om een inbreuk op de gegevens te melden en te herstellen, mocht de menselijke firewall falen.

Onze gids voor het beheer van vertrouwelijke documenten gaat in op enkele van de documenten die werknemers op kantoor het meest tegenkomen, en op de vraag of ze bewaard of vernietigd moeten worden. Compleet met een blik op de gevaren van in-house papiervernietiging en de voordelen van een Shred-it All beleid, waarbij het ontlasten van de werknemers bijna altijd de meest efficiënte en veilige oplossing is.

Welke documenten moet u bewaren?

Bedrijven hebben de plicht vertrouwelijke gegevens van klanten, werknemers en bedrijven veilig te houden. De soorten documenten die gewoonlijk gereglementeerd zijn, zijn onder meer financiële bescheiden en bedrijfscontracten en andere formele bedrijfsdocumenten, boekhoudkundige bescheiden, personeelsdossiers, aankoop- en verkoopdocumenten, en verzekeringsdocumenten.

De bewaartermijnen verschillen per land en naar gelang van het soort document en de betreffende wetgeving. Het is altijd raadzaam om de vereiste bewaartermijn per document te controleren, rekening houdend met uw locatie en de gegevensvoorschriften die op u van toepassing zijn.

Welke documenten moet u versnipperen?

Gezien de hoeveelheid documenten die een kantoor doorstroomt, kan het een uitdaging zijn om te bepalen wat er versnipperd moet worden. Enkele veel voorkomende voorbeelden zijn documenten die een handtekening bevatten, bankafschriften, loonstrookjes, oude foto-identiteitskaarten, facturen, klantenlijsten en CV's. Maar nogmaals, dit kan variëren naar gelang van de plaats, de voorschriften voor gegevensbescherming en de bedrijfstak (hier in meer detail onderzocht).

Als u ooit twijfelt over wat u moet vernietigen, raden wij u aan een Shred-it All beleid op te stellen - waarbij alle bedrijfsdocumenten in een veilige, vergrendelde console worden gelegd en vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn. Daardoor hoeven de werknemers niet meer te bepalen of een document vertrouwelijk is, wat tijdrovend en verwarrend kan zijn, en worden menselijke fouten beperkt.

Veilig intern versnipperen

Zodra u besloten hebt welke documenten u wilt vernietigen, is het van vitaal belang dat dit op een veilige manier gebeurt. Maar de conclusie waartoe veel bedrijven komen, is dat zij het zelf doen. Op het eerste gezicht lijken er geen nadelen aan te zitten - het lijkt een goedkope, eenvoudige en doeltreffende oplossing van het probleem te zijn. Het duurt echter vaak niet lang voordat de onvoorziene kosten, waaronder geld, tijd en veiligheid, maar al te duidelijk worden.

Dat komt omdat in vergelijking met de kosten van outsourcingdiensten, een papiervernietiger, een onverwachte financiële aderlating kan zijn, met lopende onderhouds-, reparatie- en vervangingskosten. Werknemers moeten ook tijd uittrekken voor het vernietigen van documenten - en dan is er nog het verhoogde risico op een kostbaar datalek als het vernietigen van documenten wordt overgelaten aan ongetrainde werknemers.

Dus waarom zou u het risico nemen? De veilige diensten voor de vernietiging van documenten van Shred-it helpen u om de vertrouwelijke informatie van uw bedrijf, klanten en werknemers te beschermen. Een certificaat van vernietiging na elke vernietiging bewijst dat uw gegevens geen gevaar meer lopen en dat uw organisatie voldoet aan de GDPR.

Neem vandaag nog contact op om te zien hoe onze diensten uw bedrijf, klanten en werknemers kunnen beschermen.