Waarom een ‘Shred-it All’-policy uw bedrijf veiliger maakt

Wist u dat meer dan 25% van alle datalekken veroorzaakt worden door simpele menselijke fouten?¹ Documenten zouden beschermd moeten worden vanaf het moment dat ze worden gecreëerd tot het moment dat ze niet meer nodig zijn. Door uw bedrijf zwerven een groot aantal vertrouwelijke documenten die echte problemen zouden kunnen veroorzaken als ze in de verkeerde handen vallen.

Een van de meest effectieve manieren om een datalek, fraude of diefstal van kostbare gegevens te voorkomen, is het doorvoeren van een zogeheten ‘Shred-it All’-policy. Binnen een ‘Shred-it All’-policy worden alle bedrijfsgegevens, documenten en harde schijven op een regelmatige basis vernietigd. Zo hebben derden nooit toegang tot uw gevoelige informatie.

DE VOORDELEN VAN EEN ‘SHRED-IT ALL’-POLICY

• Verbeter uw privacyovereenkomst en dataveiligheid.
• Maak uw documentmanagementsysteem eenvoudiger.
• Werknemers hoeven niet meer zelf te beslissen welke informatie gevoelig is en welke niet.
• Vermindert het risico van datalekken, fraude en identiteitsdiefstal.
• Geen problemen met het opvolgen van de privacywetgeving.
• Beschermt de informatie van uw klanten, databases en werknemers beter.

HOE VOER IK EEN ‘SHRED-IT ALL’-POLICY IN BIJ MIJN BEDRIJF?

Een paar handige tips:

• Breng de cyclus van alle gevoelige documenten in uw bedrijf in kaart.
• Voer een ‘Shred-it All’-policy in stappen in, zodat uw werknemers kunnen wennen aan deze nieuwe diensten de bijkomende procedures.
• Zorg dat het nieuwe beleid door elke werknemer wordt herkend en opgevolgd.
• Breng uw werknemers op de hoogte van het nieuwe vernietigingsproces.
• Door regelmatig veiligheidscontroles in te lassen, kunt u snel kwetsbare gebieden en potentiële veiligheidsrisico's identificeren.
• Zorg dat u altijd op de hoogte bent van de laatste privacywetgevingen en andere regelgevingen.
• Maak iemand verantwoordelijk voor de uitvoering van uw ‘Shred-it All’-policy (dat wil zeggen, het monitoren van kopieerapparaten en printers voor het controleren van ‘verdwaalde’ documenten).
• Werk samen met een deskundige partner die ervaring heeft in het vernietigen van beveiligde documenten en gespecialiseerde vernietiging. Deze diensten omvatten strategisch geplaatste en gesloten containers voor uw documenten en een duidelijk vernietigingsschema.

Bronnen:
1 Ponemon Institute, LLC, 2015 Cost of a Data Breach Study: Global Report